Som bekendt trådte den nye ferielov i kraft den 1. september 2020, det betyder blandt andet, at ferien bliver optjent løbende og kan holdes allerede den efterfølgende måned - derfor kaldes det samtidighedsferie.

Med samtidighedsferie er det også muligt at tilbyde medarbejderne ferie på forskud. Det betyder, at I kan lave en aftale om, at medarbejderen må holde ferie for feriedage, som han eller hun endnu ikke har optjent.

Vigtige funktioner, som dine medarbejdere skal være tilmeldt

Vi anbefaler at alle jeres medarbejdere er tilmeldt ferieregnskabet i DataLøn. Det gør det mere overskueligt for både dig og dine medarbejdere at finde rundt i feriedagene. Så kan du nemlig se dem på lønsedlen inden du kører lønnen, og din medarbejder kan følge med på sin lønseddel ved udbetaling. 

Har I medarbejdere som har ferie med løn, er det også vigtigt, at de er tilmeldt reduktion af feriepengegrundlag. Det sikrer, at jeres medarbejdere ikke optjener feriepenge af den løn de får, mens de holder ferie. Det er dog ikke muligt at tilmelde 14-dageslønnede til ‘reduktion af feriepengegrundlag’.

Hvis dine medarbejdere som har ferie med løn ikke er tilmeldt reduktion af feriepengegrundlag, men blot ferieregnskabet, er det vigtigt at du husker at lave en manuel rettelse af feriepengegrundlaget når de holder ferie.

Hvis I tilbyder ferie på forskud

Vær opmærksom på at både medarbejdere med feriegodtgørelse og ferie med løn kan holde ferie på forskud. Nedenstående vejledning gælder kun for medarbejdere som har ferie med løn, da det på nuværende tidspunkt ikke er muligt at registrere ferie på forskud i DataLøn, for medarbejdere med feriegodtgørelse.

DataLøn er sat op til at håndtere ferie på forskud med op til 2,08 dage for de medarbejdere der har ferie med løn. Når du har tilmeldt jeres medarbejdere funktionerne ‘ferieregnskab’ og ‘reduktion af feriepengegrundlag’, vil indeværende lønperiode på månedslønnede medarbejdere vise 2,08 feriedage, og det er disse dage som medarbejderen automatisk kan holde som ferie på forskud i DataLøn. 

I kan dog sagtens lave en aftale om, at medarbejderen kan holde mere ferie på forskud end de feriedage, der optjenes i indeværende lønperiode (2,08), dette skal dog håndteres manuelt i DataLøn. Vær i den forbindelse opmærksom på, at der kun kan holdes ferie på forskud, som medarbejderen kan nå at optjene i det indeværende ferieår (fra den 1. septemer til og med den 31. august).

Sådan gøres det i DataLøn:

1. Ret lønteksten på løndel 0048, til eksempelvis "Ferie på forskud"

2. Tilføj løndel 0048 til lønindberetningen, og skriv hvor mange dage medarbejderen afholder på forskud, eksklusiv de optjente 2,08 feriedag for indeværende måned

3. I de næstkommende lønninger registerer du de afholdte feriedage i løndel 47 som løbende optjenes, og trækker dem fra i løndel 0048 med negativt fortegn, indtil ferien på forskud er nulstillet.

Eksempel:
Medarbejderen er ansat den 1. januar 2024, og det er ved ansættelsen aftalt, at medarbejderen kan holde 8 dages ferie i marts 2024 -der skal derfor holdes 4 dage som ferie på forskud uden løntræk.

Medarbejderen har optjent 2 x 2,08 feriedage (januar, februar) = 4,16.
DataLøn tilbyder håndtering af ferie på forskud med brug af indeværende måneds dage som er 2,08 dage. Det giver ialt 6,24 feriedage.
Der registreres derfor 6 dage i felt 47, og 2 dage i felt 48 (løndel uden lønbehandling) som er omdøbt til “ferie på forskud”. Du kan se hvordan du retter løn tekster her

Måneden efter kan de to dage der er afholdt som “ferie på forskud” registreres i felt 47, og fjernes fra løndel 48 ved at have minus foran. Så forsvinder de to feriedage på forskud fra visningen på lønsedlen.