Der er forskellige måder at opspare og udbetale feriefridage på. De mest almindelige måder har vi beskrevet herunder:

• Feriefridage med løn

  En funktionær skal som udgangspunkt ikke have udbetalt løn for de feriefridage, som medarbejderen afholder. 

• Feriefridage som en del af søgnehelligdagsopsparingen (SH-opsparingen)

  Er feriefridagsopsparingen en del af SH-opsparingen, kan du se det i overenskomsten, hvor SH-procenten er højere end normalt.

  Det fremgår af overenskomsten, hvad du skal udbetale for en feriefridag. Du kan udbetale beløbet i løndel 0004 ‘SH-betaling’ eller i løndel 8Ax9A ‘SH-betaling x sats’. Du kan også registrere de udbetalte dage/timer i løndel 77x78, ved blot at registrere dagene/timerne i antal-feltet svarende til 77.

  Når du udbetaler en feriefridag, nedskriver du samtidig SH-saldoen. Er der en restsaldo på søgnehelligdagsopsparingen ved årsskriftet, kan du vælge at udbetale den.

• I DataLøn er det også muligt at benytte funktionen ekstra feriedage på medarbejderens stamdata til at styre feriefridagene.

  Her er det dog vigtigt at sætte markeringen ved ‘efter lovpligtige feriedage’

  Du kan læse mere om ekstra feriedage her

På forsiden af DataLøn trykker du på Virksomhed og derefter Ret oplysninger.
I fanebladet øverst trykker du nu på Ordninger og derefter på Opret ny. Vælg Feriefridagsordning under Ordningstype.

Navn og beskrivelse på feriefridagsordningen er kun synlig i DataLøn, på medarbejderens lønseddel vil det blot hedde “Feriefri”.
Vær opmærksom på, at der ikke sker en forholdsmæssig tildeling af dage/timer i forhold til tildelingstidspunktet. Medarbejderen modtager altså det fulde antal feriefridage/-timer som ordningen opsættes med uanset hvornår på året tildelingen finder sted og uanset om ordningen først træder i kraft efter anciennitet.

Nedenfor kan du se de tildelingstyper, du kan vælge mellem. For dem alle gælder det at feriefri registreres således i lønindberetningen:
Når medarbejderen afholder feriefridage registreres disse i løndel 008K ‘Feriefridage’
Når medarbejderen afholder feriefritimer registreres disse i løndel 008O ‘Feriefritimer’
Skal medarbejderen have udbetalt feriefridage/-timer skal disse registreres i løndel 77x78 'Feriefridage/feriefridagstimer x sats'. Vær opmærksom på at løndel 77x78 kun nedskriver saldoen, hvis der sker en udbetaling.

• Årlig tildeling (med nulstilling)
  Medarbejderen får tildelt feriefridage/feriefritimer én gang om året på en fast dato. Hvis de tildelte dage ikke bruges inden den næste periode starter, bortfalder disse. Hvis du ønsker at tildeling og afholdelse skal følge ferieåret, slår du dette til ved at klikke på Følger ferieåret.
• Tildeling pr. lønperiode
  Ved hver lønperiode tildeles der et fast antal feriefridage/feriefritimer. Der er ingen nulstilling - saldoen bliver stående og akkumuleres indtil timerne/dagene bruges.
• Kvartalsvis tildeling - Dage
  Medarbejderen optjener 1,25 feriefridag pr. kvartal (svarende til 5 dage om året). Der tildeles første gang i det kvartal, hvor medarbejderen opnår antal måneder fra ansættelsesdatoen. Tildeles (jan/apr/jul/okt). Der er ingen nulstilling - dagene bliver stående, indtil de bruges. Denne tildeling kan kun benyttes til medarbejdere der har løn under ferie.
• Kvartalsvis tildeling - Variable timer 
  Medarbejderen optjener 0,022 feriefritime for hver præsteret arbejdstime.pr. kvartal (svarende til 5 dage om året). Der tildeles første gang i det kvartal, hvor medarbejderen opnår antal måneder fra ansættelsesdatoen. Tildeles (jan/apr/jul/okt). Der er ingen nulstilling - dagene bliver stående, indtil de bruges. Denne tildeling kan kun benyttes til medarbejdere der har feriegodtgørelse.

Når du har udfyldt felterne, trykker du på Gem & tilføj medarbejdere og du kan nu tilføje de relevante medarbejdere til den.

En medarbejder kan kun være tilmeldt én feriefridagsordning. Forsøger du at tilmelde en medarbejder, der allerede er tilmeldt, vil medarbejderen blive overflyttet fra den anden ordning.

Opretter du en ordning kun for månedslønnede, har du mulighed for at slå til at feriepengegrundlaget reduceres ved afholdelse af feriefri.

Vær opmærksom på at ‘Reducér feriepengegrundlag’ kun må aktiveres hvis det er tilladt i den gældende overenskomst. 

Sådan tilføjer du medarbejdere til en eksisterende ordning

Hvis du senere skal tilføje en medarbejder til en virksomhedsadministreret feriefridagsordning kan dette gøres både på virksomhedsplan og på medarbejderens stamdata.

På virksomhedsplan gøres det således:

Tryk på Virksomhed i den blå bjælke og Ret oplysninger. Vælg Ordninger i den hvide fane. Under Feriefridagsordning vælger du den relevante ordning, trykker på Medarbejdere og sætter flueben ud fra den medarbejder der skal tilføjes. Tryk Gem.

På medarbejderens stamdata gøres det ved at gå ind på den pågældende medarbejders stamdata, rulle ned til Opsparinger og trykke på den blå blyant i højre hjørne. Tryk på Tilføj feriefridagsordning. I menuen kan du øverst se de virksomhedsadministrerede feriefridagsordninger du har oprettet og vælge den relevante ordning og herefter trykke Tilmeld. Tryk Gem.

På forsiden af DataLøn vælger du ikonet Medarbejder. Alternativt kan du holde musen henover medarbejderfanen, klikke på Medarbejder og derefter Medarbejdere.
Vælg nu den medarbejder, du ønsker at oprette en individuel feriefridagsordning på, og rul ned til afsnittet Opsparinger.
Klik på blyanten i højre hjørne for at rette.

Tryk på Tilføj feriefridagsordning, vælg den tildeling medarbejderen skal oprettes på under Individuel ordning og tryk Opret.

Vær opmærksom på, at der ikke sker en forholdsmæssig tildeling af dage/timer i forhold til tildelingstidspunktet. Medarbejderen modtager altså det fulde antal feriefridage/-timer som ordningen opsættes med uanset hvornår på året tildelingen finder sted og uanset om ordningen først træder i kraft efter anciennitet.

Nedenfor kan du se de tildelingstyper, du kan vælge mellem. For dem alle gælder det at feriefri registreres således i lønindberetningen:

Når medarbejderen afholder feriefridage registreres disse i løndel 008K ‘Feriefridage’

Når medarbejderen afholder feriefritimer registreres disse i løndel 008O ‘Feriefritimer’

Skal medarbejderen have udbetalt feriefridage/-timer skal disse registreres i løndel 77x78 'Feriefridage/feriefridagstimer x sats'. Vær opmærksom på at løndel 77x78 kun nedskriver saldoen, hvis der sker en udbetaling.

• Årlig tildeling (med nulstilling)

  Medarbejderen får tildelt feriefridage/feriefritimer én gang om året på en fast dato. Hvis de tildelte dage ikke bruges inden den næste periode starter, bortfalder disse. Hvis du ønsker at tildeling og afholdelse skal følge ferieåret, slår du dette til ved at klikke på Følger ferieåret.

• Tildeling pr. lønperiode

  Ved hver lønperiode tildeles der et fast antal feriefridage/feriefritimer. Der er ingen nulstilling - saldoen bliver stående og akkumuleres indtil timerne/dagene bruges.

• Kvartalsvis tildeling - Dage

  Medarbejderen optjener 1,25 feriefridag pr. kvartal (svarende til 5 dage om året). Der tildeles første gang i det kvartal, hvor medarbejderen opnår antal måneder fra ansættelsesdatoen. Tildeles (jan/apr/jul/okt). Der er ingen nulstilling - dagene bliver stående, indtil de bruges. Denne tildeling kan kun benyttes til medarbejdere der har løn under ferie.

• Kvartalsvis tildeling - Variable timer 

  Medarbejderen optjener 0,022 feriefritime for hver præsteret arbejdstime.pr. kvartal (svarende til 5 dage om året). Der tildeles første gang i det kvartal, hvor medarbejderen opnår antal måneder fra ansættelsesdatoen. Tildeles (jan/apr/jul/okt). Der er ingen nulstilling - dagene bliver stående, indtil de bruges. Denne tildeling kan kun benyttes til medarbejdere der har feriegodtgørelse.

Når du har valgt den ønskede tildeling og udfyldt felterne, skal du klikke på Gem.

Du har nu oprettet en individuel feriefridagsordning til din medarbejder. En medarbejder kan kun være tilmeldt én feriefridagsordning. Forsøger du at tilmelde en medarbejder, der allerede er tilmeldt, vil medarbejderen blive overflyttet fra den anden ordning.

Denne ordning håndteres gennem bestemte løndele til at registrere optjente og afholdte feriefridage.

Tildeling af feriefridage

Løndel 0045 ‘Feriefridage/feriefridagstimer - opsparede’ bruger du til at registrere de optjente dage/timer.

Dagene registreres i lønindberetningen eller på medarbejderens stamoplysninger, under Ferie. 

Hvis medarbejderen løbende skal optjene feriefridagene, kan du også gemme Løndel 0045 med fast værdi, så vil der tildeles samme antal feriefridage/-timer hver gang der dannes en løn på medarbejderen.

Når din medarbejder fratræder, skal du opgøre feriefridagene manuelt, hvis medarbejderne skal have rest feriefridage udbetalt.

Afholdelse og udbetaling af feriefridage

Løndel 77x78 ‘Feriefridage/feriefridagstimer x sats’ kan du bruge på 2 forskellige måder:

1. Til at registrere det afholdte feriefri, ved kun at taste afholdte dage/timer i det første felt, der svarer til løndel 77.

2. Til at udbetale værdien af feriefri
   Ønsker du at udbetale feriefridagene/-timerne, kan du bruge denne løndel til at gange dagene/timerne med satsen i løndel 78. Løndel 78 'sats' skal du kun udfylde, hvis du skal udbetale et beløb - ellers skal værdien være 0.

Har du brug for at rette i afholdte feriefridage/-timer, som er registeret i løndel 77x78, skal du rette lønindberetningen via en regulering.

Løndelene nulstilles ved årsskiftet. Hvis tildelingen af jeres feriefridage/feriefritimer følger årsskiftet, så tildeler I blot på ny.

Hvis I i stedet får tildelt feriefridage/feriefritimer på et andet tidspunkt, skal du blot lave en rettelse, så der igen står det antal feriefridage, som stod inden nulstillingen. Det gør du via lønindberetningen hvor du registrerer de tildelte dage i løndel 0045 og de afholdte/udbetalte i løndel 77x78, så medarbejderen igen står registreret med det antal optjente og afholdte dage/timer, som er gældende.

Har I en feriefridagsordning, hvor medarbejderen som typisk ifølge jeres overenskomst skal opspare et beløb ved hver lønkørsel, og som skal udbetales ved afholdelse af en feriefridag, så skal du oprette ordningen i DataLøn, på henholdsvis arbejdsgiver og medarbejder. Du kan ikke tilmelde en feriefridagsordning til medarbejderen, før den er oprettet på virksomhedens stamoplysninger.

Når du skal udbetale fra ordningen, bruger du løndel 79 'Feriefridagsbetaling'. Udbetalingen nedskriver feriefridagsopsparingen. Du skal indberette de afholdte feriefridage i løndel 77 (77x78) for at nedskrive de afholdte feriefridage tilsvarende beløbet.

Er der en restsaldo ved periodens slutning (den som er valgt i opsætningen), vil den automatisk blive opgjort som en feriefridagsanvisning. Du kan herefter udbetale nettobeløbet på næste løn, i en af "tillæg efter skat" løndelene. Vi anbefaler at du omdøber løndelen til eksempelvis "Anviste feriefridage" eller lignende. 

Sådan opretter du en feriefridagsordning

Du opretter en feriefridagsordning i DataLøn ved at gå ind på 'Virksomhed', og vælge ordninger i midten af billedet

 Når du vælger 'Opret Ny' kommer du ind og skal vælge de felter der danner grundlaget for ordningen:

Felterne er forklaret her:

Det er muligt at have flere feriefridagsordninger. I første kolonne kan du se, hvilke ordninger der er - f.eks. 01, 02, 03 etc.

Når du er færdig med at udfylde felterne, klikker du på ’Opdater’ og derefter på ’Gem’.

Nu er feriefridagsordningen oprettet, men den virker ikke, før du har tilføjet de enkelte medarbejdere til ordningen.

Sådan tilføjer du medarbejdere til feriefridagsordningen

Du tilføjer en feriefridagsordning på den enkelte medarbejder under afsnittet ‘ferie’ og ved at klikke på blyanten i højre side.

Klik på feltet ’Feriefridagsordning’ og vælg den ordning, som medarbejderen skal være tilknyttet. Klik på ’Gem’, og ordningen er nu knyttet til medarbejderen.

Til sidst vil du blive præsenteret for de ordninger, du har oprettet. Har du kun oprettet en enkelt ordning, vil du kun blive præsenteret for den ene.

Her kan du se de forskellige opgørelsesregler, som DataLøn har

Der bliver kun dannet en feriefridagsanvisning, hvis der er en restsaldo.

Restsaldoen bliver ikke automatisk udbetalt til medarbejderen.

Restsaldoen bliver opgjort i den opgørelsesmåned, som du har er valgt på ordningen. Det er den, som du kan se i kolonne 1 i skemaet nedenfor.

I kolonne 2 kan du se den afregningsperiode, du kan vælge, og i kolonne 3 kan du se hvor ofte DataLøn laver anvisningen. 

Se oversigten her

• Løndel 79 er til det feriefridagsbeløb, der skal udbetales for perioden. Det gælder kun beløb, der ikke er beskattet
• Løndel 10 (eller andre løndele ’tillæg efter skat’) er til netto feriefridagsbeløbet, hvis beløbet er blevet beskattet.

Vær opmærksom på opgørelsesmåneden ‘04 ’ferieåret udgang’

Hvis du vælger  04 ’ferieåret udgang’, som opgørelsesmåned på feriefridagsordningen, vil opgørelsen blive lavet den 31.08. 

Når en medarbejder fratræder, sker der automatisk en beskatning og anvisning af den saldo, der endnu ikke er udbetalt.

Saldoen anvises ved udgangen af samme måned, som medarbejderens fratrædelsesdato.

Sådan sletter du en feriefridagsordning

Hvis en virksomhedsadministreret feriefridagsordning skal slettes, gøres dette på virksomhedsplan.

Tryk på Virksomhed i den blå bjælke og Ret oplysninger. Vælg Ordninger i den hvide fane. Under Feriefridagsordning finder du den relevante ordning, trykker på cirklen og trykker Slet. Hvis der ikke er medarbejdere tilmeldt ordningen, slettes den med det samme. Er der medarbejdere tilmeldt ordningen, mødes du af denne besked:

Skal feriefridagsordningen slettes trods tilmeldte medarbejdere, trykker du Ok. Hvis en eller flere af medarbejderne har en restsaldo, vil den ikke fremgå på medarbejderens lønseddel når feriefridagsordningen er slettet, men vil fortsat være synlig på medarbejderens stamdata. Hvis medarbejderen tilmeldes en ny feriefridagsordning, vil det være muligt at flytte restsaldoen fra den inaktive feriefridagsordning til den aktive feriefridagsordning.

Sådan afmeldes en medarbejder fra en feriefridagsordning

Hvis en medarbejder skal afmeldes en feriefridagsordning gøres dette på medarbejderens stamdata. Klik på Medarbejder i den blå bjælke og derefter Medarbejdere. Klik på den pågældende medarbejder, rul ned til Opsparinger og tryk på den blå blyant i højre hjørne. Tryk på cirklen ud for feriefridagsordningen og tryk Fjern ordning.

Hvis medarbejderen har en restsaldo, vil du mødes af denne besked:

Skal medarbejderen afmeldes trods restsaldo, trykker du Fortsæt og afmeld. En restsaldo vil ikke fremgå på medarbejderens lønseddel efter afmelding, men vil fortsat være synlig på medarbejderens stamdata. Hvis medarbejderen tilmeldes en ny feriefridagsordning, vil det være muligt at flytte restsaldoen fra den inaktive feriefridagsordning til den aktive feriefridagsordning.