Hvis du oplever at der efter årsskiftet ”forsvinder” en del af fritvalgssaldoen på det første bilag i det nye år, kan det skyldes, at der er slettet nogle fratrådte medarbejdere, som har haft en fritvalgsrest tilbage, som ikke er udbetalt.

Hvert år i januar måned, rydder lønsystemet op i fratrådte medarbejdere. Det betyder, at alle saldi bliver ryddet i systemet ved årsskiftet. 

Systemet sletter en medarbejder, når medarbejderen har opfyldt 2 kriterier: 

• Medarbejderen er fratrådt 
• Medarbejderen har ikke haft nogen aktivitet i et helt kalenderår. Aktivitet kan fx. være at der udbetales løn, rettes stamoplysninger, foretages regulering eller andet.

Eksempel: Medarbejderen fratræder den 31.05.2020. Medarbejderen har ingen aktivitet i hele 2021, og derfor bliver han eller hun slettet i januar 2022. Medarbejderens fritvalgssaldo nulstilles på bilagene i årsskiftet 2021/2022. Derfor oplever du, at fritvalgssaldoen er lavere på det første bilag i 2022, end den var på det sidste bilag i 2021. 

Fritvalgssaldoen er den eneste saldo, der ikke anvises eller nulstilles ved et årsskifte, og medarbejderens saldo forsvinder derfor uden at du får et bilag der viser nedskrivningen.

Sådan finder du den fratrådte medarbejder, der har en fritvalgsrest

DataLøn danner et bilag der viser alle medarbejdere, som ved udgangen af december 2021 havde en positiv fritvalgssaldo. Denne liste viser både aktive og inaktive/fratrådte medarbejdere. 

Du finder det nye bilag i Dokumenter under menuen bilag og Dokumenter. Her skal du klikke på dokumenttype.

Gå til Øvrige bilag og vælg ‘Afstemningsliste virksomhed’.

Her får du vist de afstemningslister, der ligger til jeres virksomhed, og her finder du den liste, der viser alle medarbejderes rest på fritvalgssaldoen ved udgangen af december 2021. Her vil fratrådte medarbejdere være markeret med deres fratrædelsesdato, og det restbeløb på fritvalgssaldoen, som de havde på deres seneste lønseddel.

Klik på ‘ej dannede oplysningsedler’ og ‘søg’.

Klik på listen Afstemningsliste, fritvalg.
Oplysninger er på følgende billeder fjernet pga. GDPR.

Nu har du en liste over de medarbejdere, som bliver slettet ved årskiftet. Du kan nu lave en søgning i kategorien ‘Medarbejder’ ved at søge på medarbejders navn:

De slettede medarbejdere kan ikke findes på medarbejder nummer, og vil heller ikke blive vist på listen. Man skal søge efter deres navn for at finde dem.

Find det bilag, der er dannet sidst på medarbejderen - eventuelt den sidste lønseddel, hvor du kan se medarbejders fritvalgssaldo. Hvis der er en restsaldo, som ikke er blevet udbetalt ved fratrædelsen, kan du se det i bunden af lønsedlen i saldofelterne. 

En medarbejder med rest saldo vil vise en fritvalgsopsparing som er højere end fritvalgsbetalingen, samt en fritvalgssaldo. 

En medarbejder uden rest saldo har enten ingen fritvalgssaldo stående under saldofelterne, eller også vil fritvalgsbetalingen være identisk med fritvalgsopsparingen. 

Den difference som du får på dine bilag, kan skyldes at du har flere slettede medarbejdere, som har haft en fritvalgsrest. Derfor anbefaler vi, at du går alle medarbejderne på listen igennem, og noterer fritvalgssaldoen, så du til sidst kan lægge dem sammen. Resultatet  burde stemme med den difference, du har på dine bilag.